Scolaires

Comment organiser un voyage étudiant

Pensez à votre projet

Prenez le temps de réfléchir à votre projet et trouvez des idées de destinations que vous désirez visiter puis choisissez la date à laquelle vous voulez partir. Privilégiez les destinations qui vous stimulent et qui sont en lien avec vos objectifs pédagogiques.

Contactez Voyages Odyssée

Contactez-nous par courriel ou téléphone et nous vous assignerons un conseiller qui deviendra votre contact personnel pour le suivi de votre projet, et ce, du début des planifications jusqu'à la fin du voyage. Nous souhaitons connaître toutes les idées et les espoirs que vous entretenez pour votre voyage éducatif. Nous élaborons des voyages personnalisés afin d'assurer la satisfaction de tous. C'est notre rôle d'essayer de faciliter la planification de votre voyage afin que celui-ci soit un succès.

Validez le tout et obtenez l’autorisation

Vérifiez le calendrier scolaire de l'école pour vous assurer qu’il n’y a pas de conflits majeurs et recevez l'approbation du comité scolaire pour cette activité. 

Faites la promotion de votre voyage

Une fois que vous avez choisi la destination et l’itinéraire du voyage, c'est le temps de promouvoir le programme au sein de votre communauté scolaire. Nous vous recommandons d'introduire l'idée du voyage à vos étudiants le plus tôt possible (ce peut même être une année à l'avance si vous avez l'approbation du comité scolaire). Votre conseiller en voyage vous fera parvenir avec joie toutes les brochures et les affiches disponibles afin de publiciser votre projet à l'école et dans votre communauté.

Rencontrez vos étudiants

Pour que votre voyage soit un succès, vous devez créer de l'effervescence autour de ce projet. Planifiez une rencontre avec vos élèves pour partager leurs idées et leurs plans. Décrivez le voyage et fournissez-leur des brochures. Laissez-leur savoir qu'il y aura une rencontre formelle avec les parents à laquelle ils seront aussi invités. Remettez à chacun une invitation pour cette rencontre d’information avec les parents.

Organisez une rencontre avec les parents

Invitez tous les étudiants intéressés et leurs parents. Choisissez un endroit pour votre rencontre où vous pourrez distribuer du matériel d'inscription et l'itinéraire du voyage. Expliquez aux parents l'importance des voyages éducatifs et répondez à leurs questions.

Inscrire les participants

Demandez aux parents de remplir les formulaires d’inscription et d'y inclure un dépôt par chèque ou carte de crédit. Récoltez les formulaires d'enregistrement des participants ainsi que les premiers dépôts et faites-les parvenir à nos bureaux.

 

Organiser une levée de fonds

Pour réaliser votre projet, vous aurez besoin d'argent. Lorsque les parents ne peuvent pas fournir à la demande, la levée de fonds peut être une option à considérer.

Attitrer une personne responsable

Vous aurez besoin d'une personne ressource dynamique qui sera responsable d'amasser les fonds monétaires et les formulaires tout en facilitant les relations publiques avec les parents, les étudiants et la direction. Cette personne sera aussi responsable de la publicité liée à la levée de fonds.

Faites les bons calculs

Pour que votre projet se concrétise, déterminez le montant d'argent qui vous est nécessaire. N'oubliez pas d'inclure à votre calcul total toutes les dépenses possibles et prévoir quelques montants inattendus.

Prêt pour le grand départ

Une fois toutes les sommes amassées et les tous les paiements effectués, vous recevrez les documents de voyage pour tous les membres du groupe. Conservez les jusqu’à la date de départ afin d’éviter les pertes. Remettez à chacun une liste des items qui seront nécessaires durant le voyage ainsi que les choses à emporter dans leur valise (lien vers information voyage, avant le départ, dans ma valise… j’apporte ).

Assurez un suivi au retour

Félicitations! Vous avez mené votre projet comme un as afin que votre aventure soit un franc succès. Récoltez les commentaires de tous et chacun et prenez soin de nous les transmettre.

N’hésitez pas à consulter la publication « Des voyages occasionnels… en règle! » rédigée par l’Office de la protection du consommateur